Informationen für Bewerberinnen und Bewerber zur Datenverarbeitung im Bewerbungsprozess

Wir freuen uns, dass Sie sich für eine Tätigkeit bei KiTa Sonnenschein e.V. interessieren und sich vielleicht auch schon bei uns beworben haben. Der Schutz Ihrer persönlichen Daten sowie die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften sind uns sehr wichtig. Nachfolgend informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in unserem Bewerbungsverfahren.

Transparenz

Es ist uns bewusst, dass eine Bewerbung für Sie mit Aufwand, Kosten und Hoffnung verbunden ist. Deshalb lesen wir jede Bewerbung sorgfältig und prüfen, ob die Bewerberin oder der Bewerber mit ihren/seinen Fähigkeiten den Anforderungen der ausgeschriebenen Stelle entspricht. Deshalb benötigt die Auswahl der richtigen Bewerberin oder des richtigen Bewerbers einige Zeit. Bitte richten Sie sich darauf ein. Zu Ihrer Information schicken wir Ihnen eine Eingangsbestätigung per E-Mail zu.

Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Zweck der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist das Bewerbungsverfahren. Ihre Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung (auf eine konkrete Stellenausschreibung oder als Initiativbewerbung) zugesendet haben, werden wir nur verwenden, um Ihre Eignung für die Stelle (oder ggf. andere offene Positionen in unserer Verwaltung) zu prüfen und um das Bewerbungsverfahren durchzuführen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Die Rechtsgrundlage dieser Datenverarbeitung ergibt sich aus § 26 BbgDSG sowie Art. 88 DSGVO. Danach ist die Verarbeitung der Daten zulässig, die im Zusammenhang mit der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind. Sollten die Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens ggf. zur Rechtsverfolgung erforderlich sein, kann eine Verarbeitung auf Basis der Voraussetzungen von Art. 6 DSGVO, insbesondere zur Wahrnehmung von berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f) DSGVO erfolgen.

Zwecke im Rahmen Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a) DSGVO)

Eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kann für bestimmte Zwecke (z. B. die Einholung von Referenzen bei früheren Arbeitgebern oder die Nutzung Ihrer Daten für spätere Vakanzen) auch aufgrund Ihrer Einwilligung erfolgen.

Ihre Bewerbungsunterlagen

Ihre Bewerbungsunterlagen und die darin enthaltenen personenbezogenen Daten verwenden wir ausschließlich zur Entscheidung über die Begründung des Beschäftigungsverhältnisses. Folgende Informationen benötigen wir nicht:

• Foto (freiwillig)
• Informationen, aus denen Ihre Herkunft, Ihre politische Meinung, Ihre religiöse oder weltanschauliche Überzeugung, Ihre sexuelle Ausrichtung oder eine Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen
• Angaben zu familiären Verhältnissen
• Gesundheitsdaten
• Informationen aus Ihrem Privatleben

Diese Informationen sind für unsere Entscheidung irrelevant.

Einsicht in Bewerbungsunterlagen

Mit dem Einreichen der Bewerbung erteilen Sie KiTa Sonnenschein e.V. ausdrücklich die Zustimmung, Ihre an uns übermittelten personenbezogenen Daten durch hierfür befugte Personen zum Zweck des Stellenbesetzungsverfahrens zu verarbeiten. Insbesondere werden aus den Bewerbungsunterlagen das Bewerbungsschreiben, der Lebenslauf, Zeugnisse und Zertifikate genutzt. KiTa Sonnenschein e.V. versichert, dass nur der interne Personenkreis, der unmittelbar in das Stellenbesetzungsverfahren einbezogen ist (Personalwesen, Vorgesetzte), sowie bestimmte Interessenvertretungen (Personalrat, Gleichstellungsbeauftragte) Kenntnis dieser Daten erhält. Eine darüberhinausgehende Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nicht an Stellen außerhalb KiTa Sonnenschein e.V.  weiter. Die Daten werden auf Servern innerhalb Deutschlands gespeichert.

Dauer der Aufbewahrung der Daten

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten mit Erhalt Ihrer Bewerbung. So bald feststeht, dass kein Beschäftigungsverhältnis zustande kommt, werden Ihre personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht, es sei denn Sie erteilen uns Ihre schriftliche Einwilligung zu einer längeren Aufbewahrung.

Ihre Bewerbungsunterlagen in Papierform werden Ihnen bei Nicht-Einstellung im Original zurückgegeben, sofern Sie einen ausreichend frankierten Rückumschlag beigelegt haben oder Ihre Bewerbungsunterlagen persönlich abholen. Ist dies nicht der Fall, werden Ihre Bewerbungsunterlagen gemäß DIN 66399 vernichtet. Sollten Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens den Zuschlag für eine Stelle erhalten, werden die Daten in unser Personalinformationssystem überführt. Über die in diesem Fall zu beachtenden Hinweise zum Datenschutz werden Sie dann gesondert informiert.

Vorstellungsgespräche

Bewerberinnen und Bewerber, die aufgrund Ihrer Bewerbungsunterlagen in die engere Wahl kommen, möchten wir in einem Vorstellungsgespräch näher kennenlernen. Die Einladung und den Gesprächstermin bekommen Sie in der Regel per E-Mail. Bitte bestätigen Sie uns den Termin, damit wir wissen, ob wir mit Ihnen rechnen können.

Für Vorstellungsgespräche ist bei KiTa Sonnenschein e.V. ein Auswahlgremium zuständig. Das bedeutet, dass Sie im Gespräch einer Gruppe von mehreren Menschen gegenübertreten. Bitte lassen Sie sich dadurch nicht irritieren. Es ist uns bewusst, dass diese Gesprächssituation für Sie mit zusätzlichem Stress verbunden sein kann. Uns ist es aber wichtig, dass nicht nur eine Person über eine Einstellung entscheidet, sondern eine transparente und möglichst objektive Entscheidung durch ein Gremium getroffen wird.

Zuschuss zu Ihren Reisekosten

Im Zusammenhang mit der Bewerbung anfallenden Kosten können nicht durch KiTa Sonnenschein e.V. erstattet werden.

Abschluss

Wenn wir uns für eine Bewerberin oder einen Bewerber entschieden haben, informieren wir alle anderen Interessenten über den Abschluss des Bewerbungsverfahrens.

Ihre Rechte als Betroffene bzw. Betroffener

Sie haben als betroffene Person das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Art. 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach § 11 BbgDSG.

Information über Ihr Widerspruchsrecht gem. Art. 21 DSGVO

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f) DSGVO (Datenverarbeitung auf Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachweisen, welche Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Widerruf der Einwilligung

Sofern die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit widerrufen. Grundsätzlich gilt, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Vor dem Widerruf erfolgte Verarbeitungen sind davon nicht betroffen und bleiben rechtmäßig.

Weitere Hinweise zum Datenschutz

Sofern Sie uns Informationen übermitteln, die für die Personalauswahl irrelevant sind, z. B. Fotos oder Hinweise auf Religionszugehörigkeiten, speichern wir diese Informationen, soweit sie elektronisch übermittelt wurden, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a) und Art. 9 Abs. 2 Buchstabe a) DSGVO (freiwillige Einwilligung). Wir verarbeiten diese Daten jedoch nicht weiter und legen sie unserer Personalentscheidung nicht zugrunde.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sollten Sie der Ansicht sein, dass bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Ihre Rechten verletzt wurden, können Sie sich an die für KiTa Sonnenschein e.V. zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden. Dies ist Aktuelles | LDI – Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (nrw.de)

Kontaktaufnahme

Wenn wir Fragen haben, melden wir uns normalerweise per E-Mail oder Brief bei Ihnen. Bitte stellen Sie sicher, dass unsere E-Mails nicht im Spam-Ordner Ihres E-Mail-Programms landen. Falls Sie Fragen an uns haben, würden wir uns ebenfalls über eine E-Mail oder einen Anruf freuen. Bitte haben Sie jedoch Verständnis dafür, dass wir am Telefon nur allgemeine Auskünfte geben können. Aus Sicherheitsgründen geben wir Telefonanrufern keine Informationen zu konkreten Bewerbungen. Dies hat damit zu tun, dass wir die Identität des Anrufers nicht überprüfen können.

Kontaktdaten der für die Datenverarbeitung verantwortlichen Stelle

Verantwortlich im Sinne des Datenschutzrechts für die Erhebung Ihrer personenbezogenen Daten im Bewerbungsprozess sind:

Verantwortliche Stelle:

KiTa Sonnenschein e.V. vertreten durch Herrn Reinhold Appelhans, 02921 3548437, vorstand@kita-sonnenschein.com

Datenschutzbeauftragter:

KiTa Sonnenschein e.V. vertreten durch Herrn Andreas Kanke, 02921 3548431, leitung@kita-sonnenschein.com